TPM咨詢公司概述：設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設(shè)備管理工作的重要組成部分。設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟(jì)的實現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。

　　

　　

　　

　　設(shè)備檔案管理

　　

　　一、設(shè)備檔案管理的注意事項

　　

　　1、設(shè)備檔案的管理，必須堅持集中統(tǒng)一思想管理的原則，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。所有設(shè)備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對于只有一套的設(shè)備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復(fù)印。

　　

　　2、各儀器、設(shè)備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有專人負(fù)責(zé)，對于不具備以上條件的，設(shè)備檔案仍由檔案室保管。

　　

　　3、設(shè)備檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬。

　　

　　4、檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。校檔案室保管的設(shè)備檔案憑工作證借閱，秘密級以上的經(jīng)該設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人同意后，辦理借出登記手續(xù)后，方可借閱。一般情況下，借閱時間不得超過兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時交檔案人員當(dāng)面點(diǎn)清。

　　

　　5、使用單位保管的檔案借閱時也應(yīng)辦理登記手續(xù)，以便管理。

　　

　　6、對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用單位復(fù)印。

　　

　　7、儀器、設(shè)備報廢后，采購設(shè)備的檔案也要鑒定銷毀，自制設(shè)備的檔案由校檔案室長期保管。

　　

　　二、設(shè)備檔案管理的類型

　　

　　1、采購設(shè)備檔案管理

　　

　　計劃、選購階段

　　

　?。?）用戶申請，可行性方案論證報告；

　　

　?。?）購買儀器設(shè)備的審批文件；

　　

　　（3）協(xié)議、合同；

　　

　?。?）意向書、訂購貨通知單；

　　

　?。?）重要來往函件、電文；

　　

　?。?）談判備忘錄、附錄、附件。

　　

　　開箱驗收階段

　　

　?。?）裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；

　　

　?。?）圖樣、技術(shù)手冊、使用維護(hù)手冊、說明書、校驗標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊；

　　

　?。?）開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；

　　

　　（4）運(yùn)單、發(fā)票。

　　

　　安裝、調(diào)試階段

　　

　?。?）安裝調(diào)試計劃；

　　

　?。?）安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；

　　

　　（3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

　　

　?。?）存在問題及處理意見；

　　

　?。?）安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告、驗收報告；

　　

　?。?）計算機(jī)和測量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；

　　

　?。?）培訓(xùn)材料。

　　

　　運(yùn)行及維護(hù)修理階段

　　

　?。?）設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；

　　

　?。?）履歷本、運(yùn)行記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；

　　

　　（5）設(shè)備儀器檢查、普查記錄；

　　

　　（6）設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；

　　

　?。?）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報告。

　　

　　改造、更新階段

　　

　?。?）合理化建議及處理結(jié)果；

　　

　　（2）設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)；

　　

　?。?）改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

　　

　　（4）設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書，請示及批復(fù)文件；

　　

　　（5）技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

　　

　　2、自制設(shè)備檔案管理

　　

　　方案論證及設(shè)計階段

　　

　?。?）設(shè)備任務(wù)書、協(xié)議、合同；

　　

　　（2）調(diào)研報告、可行性方案論證報告；

　　

　　（3）有關(guān)問題的請示及批復(fù)；

　　

　?。?）計算文件、試驗文件、圖樣

　　

　　（5）技術(shù)條件、技術(shù)說明書、設(shè)計技術(shù)總結(jié)。

　　

　　制造加工階段

　　

　?。?）工藝規(guī)程、工藝說明書；

　　

　?。?）重要的工藝裝備圖紙及說明書；

　　

　?。?）重要零、組件超差、代料單；

　　

　?。?）工藝總結(jié)。

　　

　　安裝調(diào)試及鑒定驗收階段

　　

　?。?）安裝、調(diào)試計劃

　　

　　（2）安裝基礎(chǔ)圖，電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；

　　

　?。?）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

　　

　?。?）存在問題及處理意見；

　　

　　（5）安裝、調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告、驗收報告；

　　

　?。?）計算機(jī)和測量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；

　　

　　（7）培訓(xùn)材料；

　　

　?。?）技術(shù)鑒定及審批文件；

　　

　?。?）成果申報及獎勵文件；

　　

　?。?0）使用維護(hù)說明書、操作規(guī)程。

　　

　　運(yùn)行及維護(hù)修理階段

　　

　?。?）設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；

　　

　?。?）運(yùn)行記錄；

　　

　?。?）設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；

　　

　　（5）設(shè)備儀器檢查普查記錄；

　　

　　（6）設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；

　　

　?。?）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

　　

　?。?）設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報告。

　　

　　改造及更新階段

　　

　　（1）合理化建議及處理結(jié)果；

　　

　　（2）設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)；

　　

　?。?）改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

　　

　　（4）設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件；

　　

　?。?）技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

　　

　　三、設(shè)備檔案管理存在的問題

　　

　　1、重建設(shè)、輕檔案，信息填寫難規(guī)范

　　

　　設(shè)備檔案管理應(yīng)貫徹設(shè)備管理全過程。一些部門“重設(shè)備性能輕檔案形成”，不注意資料的整理和保存，后期維修人員對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)時難以查詢資料，也難為新設(shè)備引進(jìn)的可行性尋找佐證。

　　

　　2、設(shè)備檔案管理信息化推進(jìn)難

　　

　　傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，缺點(diǎn)很明顯：效率低、信息無法充分利用，尤其是管理人員崗位變動時，會出現(xiàn)交接不清、資料遺失的情況。很多企業(yè)投入大量精力推進(jìn)信息化管理。但先進(jìn)技術(shù)的復(fù)雜操作對一線員工提出了較高要求，培訓(xùn)成本高，企業(yè)信息化進(jìn)程難推進(jìn)。

　　

　　3、設(shè)備檔案記載及歸檔形式主義嚴(yán)重

　　

　　即使企業(yè)成功推進(jìn)了信息化管理技術(shù)，但一線巡檢人員處于流動狀態(tài)，部門領(lǐng)導(dǎo)很難對巡檢員記錄的檔案進(jìn)行實時監(jiān)督，導(dǎo)致巡檢員在記錄時易流于形式，導(dǎo)致記載與事實不符、資料不完整等后果。

　　

　　4、設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一

　　

　　有的企業(yè)存在多套設(shè)備管理系統(tǒng)，有的企業(yè)一套完整的設(shè)備檔案的形成卻涉及多個部門，如果系統(tǒng)相互之間的連通性較差，無法有效整合各個管理系統(tǒng)之間檔案內(nèi)容，檔案利用率低。